Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący do:

• wystawiania,
  
• otrzymywania,
  
• przechowywania,
  
• zapewnienia dostępu do e-faktur.

System ten służy także oznaczaniu e-faktur indywidualnym numerem identyfikującym przydzielonym
w KSeF i udostępnianym wystawcy w zwrotnym potwierdzeniu odbioru UPO.

Korzystający z KSeF otrzymują również informacje o:

a) dacie i czasie wystawienia e-faktury,

b) numerze KSeF e-faktury,

c) dacie i czasie przydzielenia numeru KSeF,

d) dacie i czasie odrzucenia e-faktury (jeśli ta byłaby niezgodna z wzorem),

e) braku możliwości wystawienia e-faktury (w razie niedostępności systemu).

Jednocześnie dostęp do systemu stale posiadają organy podatkowe, które mogą analizować
i kontrolować dane wynikające z e-faktur.

Podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF

Od 01.07.2024 r. przedsiębiorcy (podlegający VAT) posiadający miejsce siedziby w Polsce będą zobowiązani do wystawiania e-faktur w KseF.

Obowiązek ten obejmie także firmy zagraniczne, które w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. fixed establishment), tj. miejsce (np. biuro / magazyn / hala) charakteryzujące się stałością oraz strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego.

Miejsce siedziby wyznacza nie tylko adres, ale przede wszystkim miejsce w którym wykonywane są funkcje zarządu przedsiębiorstwa, zapadają istotne decyzje dotyczące zarządzania przedsiębiorstwem.

Identyfikacja lub brak identyfikacji stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej powinna być potwierdzona stosownym wnioskiem o interpretacje indywidualną.

Sam fakt rejestracji dla celów VAT w Polsce nie przesądza o istnieniu lub braku istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Konieczne będzie stosowanie zasad wystawiania e-faktury i korzystania z KseF, odmiennie przedsiębiorca narazi się na kary pieniężne (por. pkt 9 pon.)

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego oraz wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT będą mogli wstrzymać się ze stosowaniem KSeF do 31 grudnia 2024 roku.

Od 1 stycznia 2025 roku KSeF obejmie jednak również ww. podmioty zwolnione.

Obowiązek korzystania z KSeF nie obejmuje przedsiębiorców korzystających z procedur szczególnych:

• procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS dla podmiotów z krajów trzecich, np. świadczących usługi TBE),
  
  
• szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
  
  
• procedury sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS dla dostawców z krajów trzecich).

Zachęcamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym w celu pozyskania informacji na temat KseF.