KSEF w skrócie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Dla JDG kluczową datą jest już 1 lutego 2026 roku. To od tego dnia każdy przedsiębiorca, niezależnie od skali działalności, będzie zobowiązany do korzystania z KSeF. W tej dacie przedsiębiorcy muszą już odbierać faktury od największych firm, ale również od firm, które także zaczną wystawiać
faktury od tego dnia.

Etapowość KSeF dotyczy wyłącznie wystawiania faktur i, zgodnie z przepisami, od 1 lutego 2026 obowiązek obejmuje dużych podatników (powyżej 200 mln zł obrotu w 2024 roku). Natomiast od 1 kwietnia 2026 – pozostałe firmy. Przepisy przewidują też, że firmy z przychodami miesięcznymi na fakturze do 10 tys. zł mogą opóźnić obowiązek wystawiania faktur do końca 2026 r.

Niezależnie jednak od tego, każda, nawet najmniejsza firma, z KseF zetknie się już wcześniej. Przykładem może być zatankowanie pojazdu już w lutym czy też faktura za media. Dlatego też już dziś warto zastanowić się nie tylko nad tym, jak będą wystawiane faktury, ale również nad tym, jak odbierać faktury kosztowe – czy przez aplikację podatnika, czy system zewnętrzny.

To oznacza konieczność wcześniejszego przygotowania, wybrania odpowiedniego programu, przeszkolenia się i przećwiczenia obsługi KSeF, zanim system stanie się obowiązkowy.