Zasady dotyczące fakturowania regulują art. 106-108 ustawy o podatku od towarów i usług. Ustawa ta nie tylko nadaje obowiązek wystawienia faktury po dokonaniu sprzedaży, lecz także daje prawo wystawienia przed jej dokonaniem. Przepisy te regulują również kwestię terminów wystawiania faktur.
Zasada ogólna
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten odnosi się także do:
• faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty,
• wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zgłosi taką prośbę do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja.
Jeśli zgłoszenie nastąpi później - fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.
Wyjątki od ogólnej zasady wystawiania faktur
Termin wystawienia faktury - nie później niż:
30 dni od dnia wykonania usługi
-w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano- -montażowych na rzecz podatników VAT;
60 dni od dostawy towarów
-w przypadku dostawy książek drukowanych dla podatników VAT (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika; przy czym w przypadku gdy umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów;
90 dni od wykonania usługi
-w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902),
7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania
-w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60 dnia od dnia wydania opakowania;
z upływem terminu płatności
-w przypadku: dostaw energii, świadczenia usług telekomunikacyjnych, ochrony, stałej obsługi prawnej i biurowej, usług związanych z najmem, dzierżawą i leasingiem.
Kiedy najwcześniej można wystawić fakturę?
Podatnik ma prawo wystawić fakturę także przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zapłaty - nawet 60 dni. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed:
• dokonaniem dostawy towaru,
• wykonaniem usługi,
• otrzymaniem całości lub części zapłaty.
Warto mieć na uwadze, że jeśli transakcja po upływie 60 dni nie będzie mieć miejsca, to wówczas faktura traktowana jest jako tzw. pusta faktura, więc podatnikowi z tego tytułu mogą grozić negatywne konsekwencje.
Fakturowanie za pośrednictwem KSeF będzie obowiązkowe:
• od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów),
• od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów.