+48 693469583
Już w 2026 r. na przedsiębiorców czeka duża zmiana w zakresie wystawiania faktur. Przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury elektroniczne poprzez dedykowaną platformę udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF).
KSeF stanowi oficjalną platformę rządową stworzoną specjalnie do obsługi faktur w formie ustrukturyzowanej (elektronicznej). Działa ona jako kompleksowe narzędzie do zarządzania procesem wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w tym nowoczesnym formacie.
Od momentu, kiedy przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), każda wystawiona faktura będzie posiadać ustrukturyzowaną formę w formacie xml.
Faktury będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od zakończenia roku, w którym zostały wystawione.
Technicznie, e-Faktury wprowadzone do systemu trafią na serwery KSeF, zostaną poddane weryfikacji pod kątem poprawności struktury logicznej. Jeśli system nie wykryje żadnych błędów, faktura zostanie zaakceptowana.
Cały proces od wprowadzenia e-Faktury do KSeF do momentu akceptacji ma odbywać się w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że kontrahent powinien być w stanie odebrać fakturę w ciągu kilku minut od momentu jej wysłania.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwoli także na pobieranie faktur wystawionych na firmę. Również zbiorczo, jednak wyłącznie w formie plików XML.
Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie zgodnie z harmonogramem:
● od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw (obrót powyżej 200 mln zł) oraz
● od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników (w tym zwolnionych z VAT), z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
2 największe zalety Krajowego Systemu e-Faktur
1. Redukcja wydatków związanych z drukowaniem faktur.
3 największe wady Krajowego Systemu e-Faktur
1. Możliwe awarie systemu.
2. Dostosowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.
3. Wysokie kary za nieprzestrzeganie przepisów.
Sposób logowania do KSeF będzie się różnił w zależności od tego, czy użytkownikiem jest osoba fizyczna, czy spółka.
1. Osoby fizyczne (np. jednoosobowa działalność gospodarcza) mają możliwość korzystania z systemu, uwierzytelniając się poprzez Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny, bez konieczności zgłaszania tego w urzędzie skarbowym.
2. W sytuacji, gdy podatnik niebędący osobą fizyczną (np. spółka z o.o.) nie dysponuje elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną z NIP, konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA. W ramach tego zgłoszenia należy wskazać osobę fizyczną, uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu podatnika (spółki). Ta osoba będzie miała także możliwość udzielania dalszych uprawnień elektronicznie w obrębie KseF.
Faktury ustrukturyzowane wystawimy:
● z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów,
● przy użyciu programów komercyjnych.
Faktury na rzecz podmiotów zagranicznych, które nie posiadają siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, należy wystawić poprzez Krajowy System e-Faktur. Jednakże, jeśli zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do KSeF, przekazanie mu e-faktury powinno odbywać się w formie zwizualizowanej, na przykład za pomocą wiadomości e-mail, zawierającej fakturę w PDF, opatrzoną specjalnym kodem QR.
Jeśli sprzedawca chce umożliwić nabywcy samofakturowanie, będzie musiał nadać temu uprawnienie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W ramach tej procedury nabywca będzie mógł samodzielnie wystawiać faktury, a także umożliwiać innym podmiotom, którym udzielił takiego uprawnienia, dokonywanie tego procesu w KseF.
KSeF nie wykryje błędów rachunkowych zawartych na fakturze. System nie przeprowadza również weryfikacji, czy zastosowano właściwą stawkę VAT, lub czy nadano właściwy kod GTU. Nadzór nad tymi kwestiami pozostaje w gestii przedsiębiorcy, który nadal musi monitorować poprawność danych na fakturze.
Faktury, które zostały już dodane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i zaakceptowane przez system, nie można edytować. Jedyne możliwe rozwiązanie w przypadku błędnej faktury to wystawienie korekty, która unieważni poprzednią fakturę.
Jeżeli wystawimy fakturę w KSeF na błędnego nabywcę, konieczne będzie wykonanie korekty tej faktury.
W związku z tym, należy wystawić korektę do pierwotnej faktury, a następnie wystawić nową fakturę z poprawnymi danymi nabywcy.
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie ma możliwości weryfikacji, czy faktura została pobrana przez nabywcę.
Zgoda kontrahenta nie jest wymagana do wystawienia faktury w KSeF. Fakturę w KSeF trzeba wystawić zgodnie z przepisami podatkowymi.
Kontrahent ma jednak prawo odmówić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. W takim przypadku fakturę należy dostarczyć do odbiorcy w inny uzgodniony sposób, zgodnie z preferencjami nabywcy np. w wiadomości e-mail.
KSeF nie służy do raportowania faktur kosztowych (zakupowych) otrzymanych od dostawców zagranicznych.
Przedsiębiorcy nie będą zobowiązani do wystawiania faktur dla osób prywatnych (konsumentów) za pomocą KSeF, jednakże mają możliwość zrobienia tego dobrowolnie.
W przypadku decyzji o skorzystaniu z tego systemu, przedsiębiorcy są zobowiązani zapewnić kupującemu dostęp do wygenerowanej faktury, chyba że nabywca zwolni ich z tego obowiązku. Udostępnienie faktury będzie realizowane poprzez kod QR przekazywany klientowi.
Do końca 2026 r. paragony z NIP-em będą nadal uznawane za faktury uproszczone. Czyli do tego czasu nie trzeba ich wystawiać przez KSeF.
Faktury wystawiane w ramach procedur OSS i IOSS nie będą podlegać systemowi KseF.
Faktury wysłane do Krajowego Systemu e-Faktur są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od zakończenia roku, w którym zostały wystawione.
W przypadku, gdy zachodzi potrzeba przechowywania faktury przez okres dłuższy niż 10 lat, przedsiębiorca zobowiązany jest samodzielnie zadbać o jej archiwizację.
W sytuacji awarii KSeF, przedsiębiorca będzie uprawniony do wystawienia faktury offline (poza KSeF). Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli pobierać specjalne certyfikaty do wystawiania e-faktur. Będą one potrzebne, żeby potwierdzić swoją tożsamość w systemie KSeF – szczególnie w sytuacjach awaryjnych, np. gdy system nie działa i trzeba wystawić fakturę „offline”.
Szczegóły techniczne (czyli jak dokładnie pobrać i zainstalować ten certyfikat) Ministerstwo Finansów poda w czerwcu 2025 r. na swojej stronie.
Komunikaty o niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczane będą na stronie Ministerstwa Finansów.
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
● nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KseF
● w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem
● nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria, naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.
Kary trzeba będzie zapłacić w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji o nałożeniu tej kary.
Do końca 2026 r. nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF.